GolekTruk — Cara Membuat Kode Barang Inventaris: Dalam proses pengelolaan gudang, salah satu elemen paling penting namun sering diabaikan adalah sistem penamaan atau kode barang inventaris. Tanpa adanya kode barang yang jelas dan terstruktur, proses pencatatan stok, pengecekan barang, hingga distribusi bisa menjadi berantakan. Inilah sebabnya, memahami cara membuat kode barang inventaris untuk gudang menjadi langkah dasar yang wajib dilakukan oleh setiap perusahaan, baik skala kecil maupun besar.

Dengan sistem kode inventaris yang tepat, setiap barang akan memiliki identitas unik. Hal ini membantu meminimalkan kesalahan pencatatan, menghindari duplikasi barang, dan mempercepat proses pencarian ketika dibutuhkan. Bagi pengelola gudang, kode barang bukan sekadar angka atau huruf, tetapi merupakan kunci utama untuk meningkatkan efisiensi operasional dan ketertiban administrasi.

Terlebih lagi, di era digital seperti sekarang, kode barang inventaris menjadi fondasi bagi integrasi sistem manajemen persediaan (Inventory Management System) dan laporan keuangan perusahaan. Tanpa struktur kode yang konsisten, tim gudang, admin, hingga bagian logistik akan kesulitan melakukan pelacakan barang yang keluar dan masuk.

Apa Itu Kode Barang Inventaris Gudang?

Kode barang inventaris gudang adalah kombinasi huruf, angka, atau gabungan keduanya yang digunakan untuk memberikan identitas unik pada setiap barang yang disimpan di gudang. Fungsi utama dari kode ini adalah mempermudah proses pencatatan, pelacakan, dan pengelolaan stok agar tidak terjadi kebingungan ataupun kesalahan dalam inventarisasi.

Dalam operasional gudang, ribuan barang bisa memiliki bentuk atau fungsi yang mirip. Tanpa kode inventaris yang jelas, petugas gudang akan kesulitan membedakan barang satu dengan yang lainnya, terutama jika memiliki nama atau jenis yang hampir sama. Oleh karena itu, kode barang menjadi sistem penanda yang memastikan setiap item memiliki tag khusus yang tidak dimiliki barang lain.

Kode inventaris biasanya disusun berdasarkan kategori barang, jenis barang, dan nomor urut. Misalnya:

• ATK-PEN-001 → Pulpen (Alat Tulis Kantor)

• ELK-MON-010 → Monitor (Elektronik)

• SPT-RLR-025 → Roller Mesin (Sparepart)

Dengan struktur yang konsisten, kode barang inventaris dapat digunakan dalam berbagai proses penting, seperti:
Pencarian cepat barang di gudang
Pencatatan barang masuk & keluar
Pelaporan stok dan audit gudang
Integrasi ke software inventory dan sistem logistik

Singkatnya, kode barang inventaris gudang adalah dasar dari manajemen persediaan yang profesional. Tanpa kode yang baik, sistem gudang akan mudah kacau, menyebabkan barang hilang, duplikasi data, atau salah kirim saat proses distribusi.

Mengapa Kode Inventaris Penting dalam Manajemen Gudang?

Penggunaan kode inventaris dalam gudang bukan hanya soal administrasi, tetapi menjadi fondasi bagi sistem pengelolaan barang yang tertib, efisien, dan profesional. Tanpa kode yang jelas, gudang akan rentan mengalami masalah seperti kehilangan barang, duplikasi pencatatan, hingga kesulitan saat proses audit atau pengiriman. Berikut beberapa alasan utama mengapa kode inventaris sangat penting dalam manajemen gudang:

1. Menghindari Kesalahan Pencatatan & Duplikasi Barang

Dalam gudang, banyak barang yang memiliki nama atau fungsi mirip. Dengan kode inventaris, setiap barang memiliki identitas unik sehingga tidak tertukar atau tercatat dua kali dalam sistem.

2. Mempermudah Proses Pencarian Barang

Kode inventaris membantu petugas gudang menemukan barang dengan cepat, tanpa harus membuka satu per satu rak penyimpanan. Ini sangat penting saat barang dibutuhkan mendadak untuk operasional atau pengiriman.

3. Mempercepat Stok Opname & Audit Gudang

Proses pengecekan stok (stok opname) akan jauh lebih efisien jika setiap barang sudah memiliki kode. Auditor atau tim inventory tinggal mencocokkan kode barang di sistem dengan barang fisik di gudang.

4. Menjadi Dasar Sistem Manajemen Persediaan Digital

Jika gudang menggunakan software inventory atau sistem ERP, kode barang adalah elemen wajib. Sistem hanya bisa membaca, melacak, dan melaporkan barang jika memiliki kode yang konsisten.

5. Mendukung Proses Distribusi & Pengiriman

Gudang yang melayani distribusi atau pengiriman ke cabang atau pelanggan membutuhkan identifikasi barang yang cepat. Dengan kode inventaris, risiko salah kirim barang bisa diminimalkan.

Jenis Metode Kode Barang Inventaris

Dalam menyusun sistem kode barang inventaris untuk gudang, penting untuk memilih metode penamaan yang sesuai dengan jenis usaha, jumlah barang, dan kebutuhan operasional. Setiap gudang mungkin memiliki pendekatan berbeda, tetapi secara umum, metode kode inventaris dapat dibagi menjadi tiga kategori utama: numeric, alphanumeric, dan berbasis kategori.

Berikut penjelasan lengkapnya:

1. Metode Numeric (Kode Angka Saja)

Metode ini menggunakan angka berurutan untuk menandai setiap barang, misalnya: 001, 002, 003, dan seterusnya.
Kelebihan:
✔ Sederhana dan mudah diterapkan
✔ Cocok untuk gudang kecil dengan jumlah barang terbatas

Kekurangan:
✖ Tidak menunjukkan jenis atau kategori barang
✖ Membutuhkan daftar terpisah untuk identifikasi

Contoh:

2. Metode Alphanumeric (Huruf + Angka)

Ini adalah metode paling populer karena menggunakan kombinasi huruf (kategori/jenis barang) dan angka (nomor urut) sehingga lebih informatif dan mudah dikenali.

Kelebihan:
✔ Menjelaskan kategori barang langsung dari kodenya
✔ Lebih profesional dan rapi
✔ Cocok untuk gudang dengan banyak jenis barang

Contoh Format:

4. Metode Berbasis Kategori & Subkategori

Metode ini menggunakan awalan kategori, subkategori, dan nomor urut. Sangat ideal untuk perusahaan besar atau gudang dengan ribuan item.

Kelebihan:
✔ Detail dan mudah dilacak
✔ Mendukung sistem digital/ERP
✔ Efektif untuk stok opname

Contoh Format Lengkap:

Contoh Penggunaan:

Mana Metode yang Paling Tepat untuk Gudang Anda?

Memilih metode kode inventaris yang tepat akan membantu mempercepat operasional gudang dan memudahkan tim dalam pencatatan, pelacakan, hingga distribusi barang.

Cara Membuat Kode Barang Inventaris untuk Gudang

Setelah memahami pentingnya sistem inventaris yang terstruktur, kini saatnya menyusun kode barang yang tepat. Pembuatan kode inventaris tidak boleh sembarangan, karena sistem inilah yang akan digunakan setiap hari oleh tim gudang, admin, hingga bagian logistik. Berikut panduan langkah demi langkah cara membuat kode barang inventaris untuk gudang yang bisa Anda terapkan langsung.

1. Identifikasi dan Kelompokkan Kategori Barang

Langkah pertama adalah mengelompokkan barang berdasarkan jenis atau fungsinya. Kategori ini akan menjadi dasar awalan (prefix) dari kode.

Contoh kategori umum:

2. Tentukan Struktur atau Format Kode

Buat format kode yang konsisten dan mudah dipahami oleh semua anggota tim. Format umum yang sering digunakan:

Contoh:

3. Gunakan Nomor Urut yang Berkelanjutan

Setiap barang dalam kategori harus memiliki nomor urut unik agar tidak terjadi duplikasi. Nomor urut biasanya dimulai dari 001, 002, dan seterusnya.

Contoh:

• ATK-PEN-001

• ATK-PEN-002

• ATK-BUK-003

4. Buat Buku Master atau Database Inventaris

Setelah kode dibuat, catat semuanya dalam satu dokumen khusus (bisa di Excel, Google Sheets, atau aplikasi inventory). Data yang perlu dicatat:

5. Terapkan Kode pada Fisik Barang

Tempel label kode di barang atau rak penyimpanan. Gunakan stiker barcode atau QR code jika sistem sudah digital. Ini membantu proses pencarian barang lebih cepat.

6. Sosialisasikan ke Tim Gudang

Pastikan semua staff gudang memahami aturan penulisan dan pencatatan kode inventaris. Membuat kode yang bagus tidak ada artinya jika tidak dipahami oleh pengguna lapangan.

Contoh Penerapan Kode Inventaris dalam Gudang

Dengan mengikuti langkah di atas, Anda tidak hanya menciptakan kode inventaris, tetapi juga membangun sistem kontrol gudang yang tertib, efisien, dan profesional.

Contoh Format Kode Barang Inventaris Gudang

Setelah memahami cara menyusun kode inventaris, langkah selanjutnya adalah menentukan format yang konsisten. Format kode barang harus mudah dibaca, informatif, dan dapat menggambarkan jenis barang hanya dengan melihat kodenya. Umumnya, format terdiri dari kombinasi kategori, subkategori atau tipe, dan nomor urut.

Berikut beberapa format kode inventaris yang sering digunakan di gudang perusahaan, sekolah, hingga pabrik:

1. Format Dasar – Kategori + Nomor Urut

Format ini sederhana dan cocok untuk gudang dengan jenis barang sedikit.

Contoh:

• ATK-001 → Alat Tulis Kantor

• ELK-002 → Elektronik

• FUR-003 → Furniture

2. Format Lengkap – Kategori + Subkategori + Nomor Urut

Format ini paling umum digunakan karena lebih detail dan profesional.

Contoh:

• ATK-PEN-001 → Pulpen

• ELK-MON-002 → Monitor

• SPT-BLT-010 → Belt Mesin Sparepart

3. Format Tambahan – Lokasi/Rak + Kode Barang

Cocok untuk gudang besar dengan sistem penyimpanan per rak atau zona.

Contoh:

• R1-ATK-BUK-005 → Buku di Rak 1

• R2-ELK-KBD-003 → Keyboard di Rak 2

Tabel Contoh Format Kode Barang Inventaris Gudang

Tips Membuat Format Kode yang Konsisten

Gunakan singkatan huruf yang mudah dimengerti
Hindari penggunaan simbol berlebihan (*, /, #)
Selalu gunakan tiga digit nomor urut (001, 002, 003…)
Simpan seluruh format di dokumen master agar permanen

Dengan format kode inventaris yang jelas dan rapi, pengelolaan gudang akan menjadi lebih cepat, efisien, dan dapat dipahami oleh seluruh tim, bahkan oleh karyawan baru sekalipun.

Tips Penting agar Kode Inventaris Tetap Konsisten

Membuat kode inventaris saja tidak cukup — yang jauh lebih penting adalah menjaga agar kode tersebut tetap konsisten, mudah dipahami, dan tidak berubah dari waktu ke waktu. Tanpa konsistensi, sistem inventaris bisa membingungkan, terutama jika digunakan oleh banyak anggota tim gudang atau staf administrasi.

Berikut beberapa tips penting untuk menjaga konsistensi kode barang inventaris:

1. Gunakan Format yang Tetap dan Tidak Berubah

Sekali Anda memilih format (misalnya: KATEGORI-SUBKATEGORI-NOMOR), gunakan format itu secara menyeluruh. Hindari perubahan mendadak seperti menghapus subkategori atau mengubah urutan kode.

Contoh konsistensi:
Tetap gunakan ATK-PEN-001, jangan ganti menjadi 001-PEN atau PEN-ATK-01.

2. Buat Buku Pedoman atau Master Kode Inventaris

Simpan semua kode dalam satu dokumen utama (Excel atau Google Sheet) yang disebut “Master Inventaris”. Dokumen ini berfungsi sebagai referensi agar tidak ada kode ganda atau duplikasi.

Isi minimal master inventaris:

3. Hindari Penggunaan Singkatan yang Sulit Dipahami

Gunakan singkatan yang wajar dan umum, seperti:

• ATK = Alat Tulis Kantor

• ELK = Elektronik

• FUR = Furniture
  Hindari singkatan yang terlalu rumit atau tidak standar.

4. Gunakan Nomor Urut Berkelanjutan

Selalu lanjutkan nomor urut terakhir. Jika kode terakhir adalah ATK-PEN-010, pastikan kode berikutnya adalah ATK-PEN-011, bukan kembali ke 001.

5. Terapkan Sistem Pelabelan pada Barang Fisik

Tempel kode inventaris pada barang atau rak menggunakan stiker label, barcode, atau QR code. Ini membantu staf gudang mengenali barang tanpa perlu membuka daftar manual.

6. Lakukan Audit Rutin dan Update Data

Minimal 1–2 kali dalam setahun, lakukan audit inventaris. Periksa apakah ada:
Kode yang duplikat
Barang yang hilang atau rusak
Barang baru yang belum diberi kode

Kenapa Konsistensi Itu Penting?

Memudahkan pencarian barang
Menghindari kesalahan input stok
Mendukung laporan keuangan dan audit
Siap terintegrasi ke sistem digital (ERP/Inventory Software)

Dengan menjaga konsistensi, kode inventaris tidak hanya menjadi alat identifikasi, tetapi juga sistem kontrol yang kuat untuk mendukung kelancaran operasional gudang.

Kesalahan Umum dalam Pembuatan Kode Inventaris

Meskipun membuat kode barang inventaris terlihat sederhana, banyak perusahaan atau pengelola gudang melakukan kesalahan yang berdampak besar pada akurasi data dan efisiensi operasional. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari saat membuat kode inventaris:

1. Tidak Memiliki Standar Penamaan yang Jelas

Kesalahan paling umum adalah membuat kode secara spontan tanpa mengikuti format atau aturan yang konsisten. Akibatnya, kode barang sulit dipahami, tidak bisa diurutkan, dan membingungkan ketika dilakukan pencarian atau audit.

Solusi: Buat pedoman baku internal mengenai format kode, misalnya gabungan kategori + lokasi + nomor urut (CAT-LOC-001).

2. Penggunaan Kode yang Terlalu Mirip atau Duplikat

Kode yang hampir sama atau bahkan duplikat dapat menyebabkan data tumpang tindih dan salah input saat pencatatan stok. Hal ini sering terjadi ketika penomoran dilakukan secara manual tanpa sistem pengendalian.

Solusi: Gunakan sistem penomoran otomatis atau daftar historis agar setiap kode selalu unik.

3. Kode Terlalu Panjang atau Rumit

Kode yang berisi terlalu banyak karakter atau kombinasi acak dapat menyulitkan staf gudang saat melakukan input atau scanning. Kode seharusnya ringkas, mudah diingat, dan relevan dengan barang.

Solusi: Maksimal 10–12 karakter, gunakan singkatan yang mudah dipahami (misalnya “ELC” untuk elektronik, “FUR” untuk furniture).

4. Tidak Menggunakan Informasi Kategori atau Lokasi

Sebagian pengguna hanya membuat kode angka urut tanpa penanda jenis barang atau letak penyimpanan. Hal ini membuat kode kurang informatif dan sulit dianalisis.

Solusi: Cantumkan elemen kategori (misalnya ELC untuk elektronik) agar kode langsung memberi informasi jenis barang.

5. Tidak Diperbarui Saat Ada Barang Baru

Tidak memperbarui daftar kode saat barang baru datang dapat menyebabkan kekacauan seperti kode lompat, nomor tidak urut, atau pencatatan manual yang tertinggal.

Solusi: Setiap barang baru harus langsung diberikan kode, atau sediakan format template yang siap dipakai kapan saja.

6. Tidak Melibatkan Tim Gudang dalam Penyusunan Kode

Kode inventaris kadang dibuat oleh manajemen tanpa mempertimbangkan proses operasional di gudang. Akibatnya, kode tidak cocok dengan kenyataan lapangan dan menyulitkan petugas.

Solusi: Libatkan admin gudang atau staff inventory dalam pembuatan format kode agar sesuai kebutuhan operasional.

Gunakan Aplikasi GolekTruk untuk Pengiriman Barang Lebih Efisien

Setelah barang Anda tertata dengan baik di dalam gudang, langkah berikutnya adalah memastikan proses pengiriman berjalan lancar. GolekTruk hadir sebagai solusi untuk mencari armada pengiriman barang secara cepat dan praktis.

Dengan GolekTruk, Anda dapat:

• ✅ Mencari truk atau armada sesuai kebutuhan muatan

• ✅ Terhubung langsung dengan driver profesional

• ✅ Negosiasi langsung yang transparan

Jadi, tidak hanya sistem inventaris yang rapi, distribusi barang pun menjadi lebih aman dan tepat waktu.
Kelola gudang lebih efisien, distribusi lebih praktis — semua bisa dimulai dengan manajemen inventaris yang baik dan dukungan aplikasi seperti GolekTruk.

Kesimpulan

Membuat kode barang inventaris untuk gudang bukan hanya soal memberi label pada barang, tetapi bagian penting dari sistem manajemen persediaan yang rapi dan efisien. Dengan kode inventaris yang terstruktur, perusahaan dapat menghindari kesalahan pencatatan, mempercepat proses pengecekan stok, serta meningkatkan akurasi dalam pengiriman dan penerimaan barang.

Mulai dari memahami jenis kode inventaris, menentukan format yang tepat, hingga menjaga konsistensi, setiap langkah harus diperhatikan agar sistem inventaris mudah dijalankan oleh seluruh tim gudang. Hindari kesalahan umum seperti kode duplikat, format acak, atau tidak adanya standar penamaan. Ingat, semakin tertata kode inventaris, semakin cepat operasional berjalan.

Di era modern seperti sekarang, penggunaan teknologi menjadi kunci pengelolaan gudang yang profesional. Tidak hanya untuk pencatatan barang, tetapi juga untuk proses distribusi dan pengiriman.

GolekTruk Makin Lengkap

Sudah tau Golektruk belum ?

GolekTruk adalah marketplace logistic no. 1 di Indonesia, yang mempertemukan antara pengirim muatan dan penyedia jasa angkut, dan bisa bernegosiasi secara langsung tanpa ada POTONGAN sepeserpun !

Kamu bisa memakai golektruk untuk meningkatkan usaha jasa angkutmu dan untuk pengirim muatan, kamu bisa memakai GolekTruk untuk membantu anda pindahan rumah, kontrakan, kos maupun kebutuhan yang lainnya dengan mudah!

Jangan lewatkan kesempatan untuk merasakan kemudahan dan efisiensi dalam mengelola bisnis logistik mu. GolekTruk kini hadir dengan fitur terbaru yang akan mengubah cara kamu bekerja. Selain menghubungkan dengan ribuan pemilik truk, kami juga menyediakan berbagai macam perlengkapan logistik yang dapat kamu beli dengan mudah. Dengan GolekTruk, kamu tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mendapatkan akses ke berbagai pilihan produk dengan harga yang kompetitif. Tunggu apa lagi? Unduh aplikasi GolekTruk sekarang dan rasakan perbedaannya!

GolekTruk Makin Lengkap! Sekarang, bukan hanya cari jasa angkutan atau muatan, kamu juga bisa beli semua kebutuhan logistikmu di sini. Lebih mudah, lebih cepat!

Golektruk sudah banyak penggunanya ! dan di download lebih dari 150 ribu orang di seluruh Indonesia.

kamu mau coba ?

Unduh aplikasi GolekTruk sekarang di Play Store.