GolekTruk — Apa Itu Inventory Card? Dalam dunia bisnis dan manajemen gudang, menjaga akurasi stok barang adalah hal yang sangat penting. Kesalahan dalam pencatatan persediaan bisa menyebabkan kerugian besar, mulai dari kehabisan barang, kelebihan stok, hingga sulitnya melakukan audit. Untuk mencegah hal tersebut, banyak perusahaan menggunakan inventory card, sebuah alat pencatatan sederhana namun sangat efektif untuk memantau keluar-masuk barang secara real-time.

Inventory card atau kartu persediaan berfungsi sebagai catatan manual atau digital yang mencatat setiap transaksi barang, lengkap dengan informasi jumlah masuk, keluar, serta saldo akhir stok. Dengan bantuan sistem ini, tim gudang atau administrasi dapat mengetahui posisi stok secara akurat kapan saja dibutuhkan, tanpa harus menghitung ulang secara fisik.

Meski terlihat sederhana, banyak pelaku usaha — terutama UMKM dan bisnis distribusi — belum sepenuhnya memahami apa itu inventory card, bagaimana cara menggunakannya, dan mengapa alat ini begitu penting dalam sistem inventaris. Padahal, penggunaan inventory card yang tepat dapat meningkatkan efisiensi operasional, mencegah kehilangan barang, serta memudahkan proses pelacakan jika terjadi selisih stok.

Apa Itu Inventory Card?

Inventory card adalah kartu atau lembar pencatatan yang digunakan untuk memonitor pergerakan stok barang di gudang, mulai dari barang masuk (incoming), barang keluar (outgoing), hingga jumlah saldo akhir persediaan. Dalam bahasa Indonesia, inventory card sering disebut juga dengan kartu persediaan atau kartu stok barang. Fungsinya adalah memastikan bahwa setiap perubahan jumlah barang tercatat dengan rapi dan akurat.

Inventory card biasanya berisi informasi penting seperti tanggal transaksi, nama atau kode barang, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, hingga stok akhir yang tersisa. Dengan sistem ini, perusahaan tidak perlu menebak-nebak jumlah persediaan karena semua telah terdokumentasi secara kronologis.

Penggunaan inventory card sangat penting bagi bisnis yang mengelola persediaan, seperti toko retail, distributor, perusahaan manufaktur, hingga gudang logistik. Tanpa pencatatan yang baik, risiko seperti selisih stok, kehilangan barang, hingga kesalahan saat audit akan semakin tinggi.

Secara umum, inventory card bisa dibuat dalam dua bentuk:

• Manual (Kartu Fisik): Biasanya digunakan oleh gudang kecil atau UMKM yang masih mencatat manual.

• Digital (Spreadsheet/Software): Digunakan oleh perusahaan modern yang ingin pencatatan lebih cepat dan real-time menggunakan Excel, Google Sheets, atau sistem ERP.

Dengan kata lain, inventory card adalah dasar dari sistem pengendalian stok (inventory control) yang membantu perusahaan memastikan persediaan barang tetap terkelola dengan baik dan efisien.

Fungsi Inventory Card dalam Manajemen Persediaan

Inventory card memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga kelancaran sistem persediaan barang di perusahaan. Tanpa pencatatan yang baik, perusahaan bisa mengalami kelebihan stok, kekurangan barang, hingga kehilangan aset yang tidak terdeteksi. Berikut beberapa fungsi utama inventory card dalam manajemen persediaan:

1. Mencatat Pergerakan Barang Masuk dan Keluar

Fungsi dasar inventory card adalah mencatat setiap transaksi barang, baik saat barang datang dari supplier maupun saat barang keluar untuk dijual atau digunakan. Dengan catatan ini, setiap perubahan stok dapat diketahui secara jelas dan kronologis.

2. Menjaga Akurasi Persediaan (Stock Accuracy)

Tanpa pencatatan yang konsisten, stok barang hanya berdasarkan perkiraan. Inventory card membantu memastikan jumlah stok yang tercatat sesuai dengan kondisi fisik di gudang, sehingga mengurangi selisih stok (stock discrepancy).

3. Mempermudah Audit dan Pelacakan Barang

Ketika dilakukan audit atau pengecekan persediaan, inventory card menjadi bukti pencatatan yang valid. Jika ada barang hilang atau selisih jumlah, data dari kartu stok dapat digunakan untuk melacak penyebabnya.

4. Mendukung Perencanaan Pembelian (Restock Planning)

Dengan mengetahui saldo akhir setiap barang, perusahaan dapat merencanakan pembelian ulang (reorder) dengan tepat waktu. Inventory card membantu menghindari stok habis (stockout) atau stok berlebih (overstock).

5. Menjadi Dasar Laporan Persediaan

Data dari inventory card dapat digunakan untuk membuat laporan persediaan bulanan atau tahunan. Informasi ini penting bagi bagian keuangan dan manajemen untuk mengambil keputusan bisnis.

6. Menjaga Transparansi dan Akuntabilitas

Inventory card membantu menciptakan sistem kerja yang transparan. Setiap transaksi tercatat jelas, sehingga meminimalkan risiko manipulasi data, kehilangan barang, atau penyalahgunaan persediaan.

Komponen yang Tercantum dalam Inventory Card

Agar pencatatan stok barang lebih tertib dan akurat, sebuah inventory card harus memiliki beberapa komponen penting. Setiap komponen berfungsi untuk mencatat informasi spesifik terkait pergerakan barang dalam gudang. Dengan memahami komponen ini, perusahaan dapat menghindari pencatatan ganda, selisih stok, dan kesalahan dalam laporan persediaan.

Berikut komponen yang biasanya terdapat dalam inventory card:

1. Tanggal Transaksi

Kolom ini digunakan untuk mencatat kapan barang masuk atau keluar. Tanggal penting untuk melacak kronologi pergerakan stok dan memudahkan proses audit.

2. Nama atau Kode Barang

Berisi identitas barang yang dicatat, seperti nama produk, kode barang, atau SKU (Stock Keeping Unit). Kode barang membantu membedakan produk yang serupa tetapi memiliki spesifikasi berbeda.

3. Deskripsi Barang (Opsional)

Beberapa inventory card juga menyertakan deskripsi singkat seperti ukuran, warna, atau tipe barang. Ini penting jika perusahaan mengelola ratusan hingga ribuan item.

4. Quantity Masuk (Qty In)

Kolom untuk mencatat jumlah barang yang masuk ke gudang, baik dari pembelian, retur supplier, atau proses produksi.

5. Quantity Keluar (Qty Out)

Mencatat jumlah barang yang keluar dari gudang, baik untuk dijual, digunakan produksi, atau dikirim ke cabang lain.

6. Saldo Akhir (Balance)

Menunjukkan jumlah stok yang tersisa setelah transaksi masuk atau keluar. Kolom ini sangat penting karena menjadi acuan kondisi stok terkini.

7. Keterangan atau Catatan

Kolom ini digunakan untuk memberikan informasi tambahan, seperti:

• Nama supplier atau pelanggan

• Nomor dokumen (faktur, surat jalan, DO)

• Barang rusak atau retur

Contoh Format Komponen Inventory Card

Dengan komponen-komponen tersebut, inventory card menjadi alat kontrol persediaan yang efektif, membantu perusahaan menjaga ketersediaan barang secara akurat dan profesional.

Perbedaan Inventory Card dan Stock Card

Meskipun sering dianggap sama, inventory card dan stock card memiliki perbedaan fungsi dan penggunaan dalam sistem manajemen persediaan. Keduanya memang digunakan untuk mencatat keluar-masuk barang, tetapi ada perbedaan dalam tingkat detail dan tujuan pencatatannya. Memahami perbedaan ini penting agar perusahaan tidak salah dalam menerapkan sistem administrasi gudang.

Berikut penjelasan perbedaannya:

1. Tingkat Detail Pencatatan

• Inventory Card:
  Mencatat pergerakan barang secara lebih rinci, termasuk tanggal, jumlah, keterangan transaksi, bahkan sumber atau tujuan barang.

• Stock Card:
  Lebih ringkas dan fokus pada jumlah barang masuk dan keluar tanpa detail tambahan.

2. Fungsi dan Penggunaan

• Inventory Card:
  Digunakan oleh bagian gudang dan administrasi untuk memonitor persediaan harian dan memudahkan pelacakan jika terjadi selisih stok.

• Stock Card:
  Lebih sering digunakan oleh bagian akuntansi atau manajemen untuk laporan ringkasan persediaan dalam periode tertentu.

3. Format dan Komponen

• Inventory Card:
  Memiliki kolom keterangan tambahan seperti nomor dokumen, catatan retur, atau kondisi barang.

• Stock Card:
  Memiliki format standar tanpa kolom catatan, hanya berisi qty in, qty out, dan saldo.

4. Penggunaan di Skala Usaha

• Inventory Card:
  Cocok untuk perusahaan yang membutuhkan detail, seperti pabrik, distributor, atau bisnis dengan perputaran stok tinggi.

• Stock Card:
  Cocok untuk bisnis kecil atau laporan yang hanya membutuhkan ringkasan stok.

Tabel Perbandingan Inventory Card vs Stock Card

Secara sederhana, inventory card lebih fokus pada pengawasan detail persediaan, sedangkan stock card digunakan untuk laporan ringkasan stok. Keduanya saling melengkapi dalam sistem pencatatan persediaan yang baik.

Contoh Inventory Card (Format Tabel)

Untuk memahami cara kerja inventory card, penting melihat contoh format pencatatan yang biasanya digunakan di gudang atau bagian administrasi persediaan. Format ini berfungsi untuk mencatat setiap transaksi barang, baik masuk maupun keluar, sehingga saldo akhir stok selalu termonitor dengan jelas.

Berikut contoh sederhana format inventory card yang umum digunakan:

Contoh Inventory Card – Format Manual / Excel

Penjelasan Format Tabel Inventory Card

• Tanggal: Mencatat kapan transaksi terjadi

• Kode / Nama Barang: Untuk identifikasi barang

• Qty Masuk (In): Barang yang diterima / restock

• Qty Keluar (Out): Barang yang digunakan / dikirim

• Saldo Akhir: Perhitungan stok terakhir setelah transaksi

• Keterangan: Catatan tambahan seperti supplier, retur, atau tujuan pengiriman

Mengapa Format Inventory Card Penting?

✅ Memudahkan pemantauan stok harian
✅ Mengurangi risiko selisih stok
✅ Mendukung audit dan pelaporan
✅ Cocok untuk sistem manual dan digital (Excel, Google Sheets, ERP)

Jika perusahaan memiliki banyak jenis barang, inventory card dapat dibuat per item atau per kategori agar pencatatan lebih rapi dan tidak membingungkan.

Cara Membuat Inventory Card dengan Excel atau Manual

Membuat inventory card dapat dilakukan dengan dua cara: secara manual menggunakan kartu fisik, atau secara digital menggunakan Excel atau Google Sheets. Kedua metode ini memiliki fungsi yang sama, yaitu mencatat keluar-masuk barang agar stok tetap terkontrol dengan baik. Berikut panduan lengkapnya:

1. Membuat Inventory Card Secara Manual (Kartu Fisik)

Metode manual cocok untuk usaha kecil atau gudang dengan jumlah barang terbatas. Anda hanya perlu buku atau kartu stok dengan format tabel sederhana.

Langkah-langkah:

• Siapkan kartu atau buku dengan kolom: Tanggal, Kode Barang, Nama Barang, Masuk, Keluar, Saldo, Keterangan

• Setiap kali barang masuk atau keluar, catat secara langsung di kartu

• Hitung saldo akhir secara manual setelah setiap transaksi

• Simpan kartu di rak atau map khusus per barang agar mudah ditemukan

Kelebihan: Tidak butuh komputer
Kekurangan: Rawan human error dan sulit diperbarui jika transaksi banyak

2. Membuat Inventory Card dengan Excel / Google Sheets

Metode ini lebih modern dan cocok untuk bisnis berkembang. Excel memudahkan perhitungan otomatis dan pelacakan data.

Langkah-langkah di Excel:

1. Buat Tabel Kolom:

   Tanggal | Kode Barang | Nama Barang | Masuk | Keluar | Saldo | Keterangan


2. Gunakan Rumus Otomatis untuk Saldo:

   • Saldo awal + (Qty Masuk – Qty Keluar)

   • Contoh rumus:

     =E2 - F2 + G2


     (Disesuaikan dengan posisi kolom)

3. Tambahkan Fitur Filter / Sortir

   • Untuk mencari barang berdasarkan tanggal atau kode

4. Pisahkan Inventory Card Per Barang

   • Setiap barang bisa punya sheet atau tabel tersendiri agar lebih rapi

3. Menggunakan Software Inventory (ERP atau Aplikasi)

Untuk perusahaan besar atau gudang yang sibuk, inventory card dapat dikelola otomatis melalui aplikasi inventory atau ERP.

Keuntungan menggunakan software:

• Real-time stock update

• Minim kesalahan input

• Laporan otomatis harian/bulanan

• Bisa diakses oleh banyak pengguna

Tips Penting Saat Membuat Inventory Card

✅ Catat setiap transaksi tanpa menunda
✅ Gunakan kode barang agar tidak tertukar
✅ Lakukan pengecekan fisik (stock opname) secara berkala
✅ Backup data jika menggunakan Excel atau software

Dengan inventory card yang dibuat secara rapi, bisnis akan lebih mudah mengontrol persediaan, menghindari kerugian, dan memastikan pengiriman barang ke pelanggan tetap lancar.

Kesalahan Umum dalam Pencatatan Inventory Card

Meskipun inventory card terlihat sederhana, banyak perusahaan atau UMKM yang masih melakukan kesalahan dalam penerapannya. Kesalahan pencatatan stok tidak hanya menimbulkan selisih persediaan, tetapi juga berdampak pada kerugian bisnis, sulitnya proses audit, hingga keterlambatan distribusi barang.

Berikut beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam pencatatan inventory card:

1. Tidak Mencatat Transaksi Secara Real-Time

Menunda pencatatan barang masuk atau keluar adalah salah satu kesalahan terbesar. Jika pencatatan dilakukan terlambat, data stok menjadi tidak akurat dan membingungkan tim gudang.

Solusi: Biasakan mencatat setiap transaksi langsung setelah terjadi.

2. Mengabaikan Barang Rusak atau Retur

Banyak perusahaan lupa mencatat barang yang rusak, hilang, atau diretur ke supplier. Akibatnya, saldo stok terlihat aman padahal barang sebenarnya tidak tersedia.

Solusi: Buat kolom khusus untuk retur atau barang tidak layak pakai.

3. Tidak Menggunakan Kode Barang yang Konsisten

Mencatat barang hanya berdasarkan nama tanpa kode dapat menyebabkan duplikasi atau kekeliruan barang, terutama jika ada produk dengan nama mirip.

Solusi: Gunakan SKU atau kode barang yang unik dan konsisten.

4. Tidak Melakukan Stock Opname (Pengecekan Fisik)

Mengandalkan inventory card tanpa pengecekan fisik gudang bisa berbahaya. Selisih stok mungkin terjadi akibat pencurian, barang rusak, atau salah pencatatan.

Solusi: Lakukan stock opname berkala (bulanan atau mingguan).

5. Tidak Memisahkan Barang Masuk dan Barang Keluar

Kesalahan format kartu yang tidak jelas sering membuat jumlah stok bercampur antara barang yang masuk dan keluar, sehingga membingungkan saat audit.

Solusi: Pastikan kolom Qty In, Qty Out, dan Saldo dipisah dengan jelas.

6. Tidak Menyimpan Riwayat atau Arsip Inventory Card

Membuang kartu stok lama tanpa diarsip justru menyulitkan pelacakan jika terjadi masalah atau audit masa lalu.

Solusi: Simpan arsip inventory card secara fisik atau digital minimal 1 tahun.

Dampak Kesalahan Inventory Card

❌ Stok barang tidak sesuai
❌ Keterlambatan proses pengiriman
❌ Sulit audit & rekonsiliasi
❌ Potensi kerugian finansial

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan di atas, inventory card dapat menjadi alat pengendalian persediaan yang efektif dan andal dalam mendukung kelancaran operasional bisnis.

Pentingnya Inventory Card untuk Perusahaan & UMKM

Inventory card bukan hanya alat pencatatan biasa—bagi perusahaan maupun pelaku UMKM, kartu ini berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional dan kesehatan finansial bisnis. Dengan inventory card, setiap barang yang keluar atau masuk bisa dipantau secara rinci, sehingga perusahaan tidak mengalami kelebihan atau kekurangan stok yang bisa menghambat produktivitas.

Berikut alasan mengapa inventory card sangat penting:

1. Mendukung Keputusan Bisnis yang Akurat

Dengan data stok yang tercatat rapi, pemilik bisnis dapat mengetahui kapan harus melakukan pembelian ulang, produk apa yang paling cepat habis, dan mana yang jarang digunakan. Informasi ini membantu dalam mengambil keputusan strategis, seperti perencanaan pengadaan dan efisiensi anggaran.

2. Mencegah Kehilangan dan Penyimpangan Stok

Tanpa pencatatan yang jelas, barang sering kali hilang tanpa diketahui penyebabnya—apakah karena kesalahan pencatatan, kerusakan, atau bahkan penyalahgunaan. Inventory card membantu melacak setiap pergerakan barang, sehingga meminimalkan risiko kehilangan dan kecurangan.

3. Mempermudah Audit dan Laporan Keuangan

Saat perusahaan atau UMKM melakukan audit, inventory card menjadi bukti pencatatan fisik yang penting. Data ini membantu mencocokkan laporan stok dengan catatan keuangan sehingga proses audit berjalan cepat dan transparan.

4. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan stok yang terkontrol, operasional tidak akan terganggu akibat barang habis mendadak atau persediaan menumpuk. hal ini membantu tim produksi, penjualan, dan logistik bekerja lebih efisien sesuai kebutuhan aktual.

5. Menjaga Kepuasan Pelanggan

Bagi bisnis yang menjual produk jadi, keterlambatan pengiriman karena stok kosong bisa membuat pelanggan kecewa. Inventory card membantu menjaga ketersediaan barang agar permintaan pelanggan dapat dipenuhi tepat waktu.

6. Menjadi Landasan Penerapan Sistem Manajemen Modern

Bagi UMKM yang ingin berkembang, inventory card adalah pijakan awal sebelum menggunakan sistem digital seperti ERP atau software inventory. Data yang terstruktur akan mempermudah migrasi ke sistem otomatis di masa depan.

Butuh Armada Kirim Barang Bisnis Anda? Gunakan Aplikasi GolekTruk!

Setelah stok barang tercatat dengan rapi melalui inventory card, kini saatnya pastikan pengiriman barang juga aman dan tepat waktu!

GolekTruk adalah aplikasi untuk cari armada pengiriman barang dengan cepat dan mudah.
🔍 Cari truk sesuai kebutuhan
🕒 Order cepat tanpa ribet
💰 Hemat biaya pengiriman
📍 Live tracking pengiriman

👉 Cocok untuk UMKM, distributor, hingga perusahaan logistik!

Download GolekTruk sekarang dan optimalkan proses distribusi barang Anda!

Kesimpulan

Inventory card merupakan elemen penting dalam manajemen persediaan yang tidak boleh diabaikan oleh perusahaan maupun pelaku UMKM. Melalui pencatatan yang rapi dan konsisten, setiap pergerakan barang—baik masuk maupun keluar—dapat dipantau secara akurat. Dengan begitu, risiko kesalahan, kehilangan stok, dan inefisiensi operasional dapat diminimalisir.

Menerapkan inventory card bukanlah hal yang rumit. Baik dilakukan secara manual maupun menggunakan Excel, yang terpenting adalah kedisiplinan dalam mencatat dan memperbarui data secara berkala. Dalam jangka panjang, kebiasaan sederhana ini mampu mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih cerdas, memastikan ketersediaan barang, dan menjaga kepuasan pelanggan.

Bagi UMKM yang ingin naik kelas atau perusahaan yang ingin mempertahankan kinerja optimal, inventory card adalah pondasi dasar menuju sistem persediaan yang profesional, transparan, dan terencana.

GolekTruk Makin Lengkap

Sudah tau Golektruk belum ?

GolekTruk adalah marketplace logistic no. 1 di Indonesia, yang mempertemukan antara pengirim muatan dan penyedia jasa angkut, dan bisa bernegosiasi secara langsung tanpa ada POTONGAN sepeserpun !

Kamu bisa memakai golektruk untuk meningkatkan usaha jasa angkutmu dan untuk pengirim muatan, kamu bisa memakai GolekTruk untuk membantu anda pindahan rumah, kontrakan, kos maupun kebutuhan yang lainnya dengan mudah!

Jangan lewatkan kesempatan untuk merasakan kemudahan dan efisiensi dalam mengelola bisnis logistik mu. GolekTruk kini hadir dengan fitur terbaru yang akan mengubah cara kamu bekerja. Selain menghubungkan dengan ribuan pemilik truk, kami juga menyediakan berbagai macam perlengkapan logistik yang dapat kamu beli dengan mudah. Dengan GolekTruk, kamu tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mendapatkan akses ke berbagai pilihan produk dengan harga yang kompetitif. Tunggu apa lagi? Unduh aplikasi GolekTruk sekarang dan rasakan perbedaannya!

GolekTruk Makin Lengkap! Sekarang, bukan hanya cari jasa angkutan atau muatan, kamu juga bisa beli semua kebutuhan logistikmu di sini. Lebih mudah, lebih cepat!

Golektruk sudah banyak penggunanya ! dan di download lebih dari 150 ribu orang di seluruh Indonesia.

kamu mau coba ?

Unduh aplikasi GolekTruk sekarang di Play Store.