GolekTruk — Apa Itu Backorder? Anda pasti pernah mendengar istilah “habis stok” saat berbelanja, bukan? Namun, tahukah Anda bahwa ada istilah lain yang seringkali berkaitan dengan ketersediaan produk, yaitu backorder? Apa itu backorder? Mengapa hal ini bisa terjadi? Dan bagaimana cara mengatasinya? Artikel ini akan menjawab semua pertanyaan Anda seputar backorder.

Apa Itu Backorder?

Backorder adalah kondisi di mana pesanan suatu produk tidak dapat dipenuhi secara langsung karena stok barang yang tersedia tidak mencukupi. Dengan kata lain, permintaan pelanggan melebihi pasokan yang ada. Pesanan-pesanan yang belum terpenuhi ini kemudian akan masuk dalam daftar tunggu atau waiting list hingga stok barang kembali tersedia.

Contoh Sederhana:

Bayangkan sebuah toko buku yang sedang ramai pengunjung. Seorang pelanggan ingin membeli buku terbaru dari penulis favoritnya, namun buku tersebut sudah habis terjual. Penjual kemudian akan mencatat nama dan kontak pelanggan tersebut dan memberitahu bahwa buku akan dikirimkan begitu stoknya kembali tersedia. Inilah yang disebut dengan backorder.

Perbedaan Backorder dengan Out of Stock:

Meskipun seringkali digunakan secara bergantian, backorder dan out of stock memiliki perbedaan yang cukup signifikan:

• Out of Stock: Kondisi di mana suatu produk benar-benar tidak tersedia di gudang atau toko, baik saat ini maupun dalam waktu dekat. Tidak ada kepastian kapan produk tersebut akan kembali tersedia.
• Backorder: Kondisi di mana produk masih dapat dipesan, namun pengirimannya akan tertunda karena kekurangan stok. Pelanggan biasanya diberikan estimasi waktu pengiriman.

Mengapa Backorder Terjadi?

Beberapa faktor yang menyebabkan terjadinya backorder antara lain:

• Permintaan yang tidak terduga: Lonjakan permintaan yang tiba-tiba akibat tren baru, promosi, atau musim tertentu dapat menyebabkan kekurangan stok.
• Permasalahan pada rantai pasok: Keterlambatan pengiriman dari supplier, kerusakan barang selama pengiriman, atau bencana alam dapat mengganggu rantai pasok dan menyebabkan kekurangan stok.
• Kesalahan dalam peramalan permintaan: Perkiraan permintaan yang tidak akurat dapat menyebabkan perusahaan memesan terlalu sedikit atau terlalu banyak produk.
• Perubahan pada produk: Perubahan desain atau spesifikasi produk dapat menyebabkan penundaan produksi dan pengiriman.

Dampak Negatif Backorder:

• Kehilangan pelanggan: Pelanggan yang harus menunggu terlalu lama untuk mendapatkan produk yang dipesan mungkin akan mencari alternatif produk dari kompetitor.
• Rusaknya reputasi: Backorder yang sering terjadi dapat merusak reputasi bisnis dan membuat pelanggan kehilangan kepercayaan.
• Peningkatan biaya operasional: Perusahaan harus mengeluarkan biaya tambahan untuk mengelola pesanan backorder, seperti biaya komunikasi dengan pelanggan dan biaya penyimpanan barang.

Penyebab Terjadinya Backorder

1. Lonjakan Permintaan yang Tidak Terduga:

• Tren: Munculnya tren baru atau produk yang sedang viral dapat memicu peningkatan permintaan secara drastis.
• Promosi: Penawaran khusus, diskon, atau program loyalitas yang menarik juga dapat memicu lonjakan permintaan.
• Musim: Permintaan terhadap produk tertentu seringkali meningkat pada musim-musim tertentu (misalnya, perlengkapan musim dingin di musim dingin).
• Peristiwa tak terduga: Kejadian-kejadian seperti bencana alam, pandemi, atau konflik sosial dapat menyebabkan peningkatan permintaan terhadap produk-produk tertentu (misalnya, masker saat pandemi).

2. Masalah pada Rantai Pasok:

• Keterlambatan pengiriman: Gangguan transportasi, kerusakan infrastruktur, atau masalah bea cukai dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman barang dari supplier.
• Kekurangan bahan baku: Jika bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu produk langka atau sulit didapatkan, produksi akan terhambat dan menyebabkan kekurangan stok.
• Kerusakan produk: Produk yang rusak selama proses produksi atau pengiriman harus diganti, sehingga dapat mengurangi jumlah stok yang tersedia.

3. Kesalahan dalam Peramalan Permintaan:

• Perkiraan yang terlalu rendah: Jika perusahaan memperkirakan permintaan akan lebih rendah dari kenyataannya, maka stok yang disiapkan tidak akan mencukupi untuk memenuhi permintaan yang sebenarnya.
• Perubahan tren yang tidak terprediksi: Perubahan tren konsumen yang cepat dapat membuat perkiraan permintaan menjadi tidak akurat.

4. Masalah Produksi:

• Kapasitas produksi terbatas: Jika kapasitas produksi suatu perusahaan tidak mampu memenuhi permintaan yang tinggi, maka akan terjadi bottleneck dan menyebabkan kekurangan stok.
• Kerusakan mesin: Kerusakan mesin produksi dapat mengganggu proses produksi dan menyebabkan keterlambatan pengiriman.

5. Faktor Manusia:

• Kesalahan dalam pengelolaan inventori: Kesalahan dalam menghitung stok, kesalahan dalam melakukan pemesanan, atau kesalahan dalam mencatat data penjualan dapat menyebabkan kekurangan stok.
• Perubahan kebijakan perusahaan: Perubahan kebijakan perusahaan terkait produksi, pemasaran, atau distribusi dapat memengaruhi ketersediaan produk.

6. Faktor Eksternal:

• Regulasi pemerintah: Perubahan regulasi pemerintah terkait impor, ekspor, atau produksi dapat memengaruhi ketersediaan produk.
• Bencana alam: Bencana alam seperti gempa bumi, banjir, atau kebakaran dapat merusak fasilitas produksi atau gudang, sehingga mengganggu pasokan produk.

Memahami penyebab terjadinya backorder sangat penting untuk dapat mengambil langkah-langkah preventif. Dengan mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan backorder, perusahaan dapat menyusun strategi yang efektif untuk mencegah terjadinya kekurangan stok di masa depan.

Dampak Backorder terhadap Bisnis

1. Kehilangan Pelanggan:

• Ketidakpuasan pelanggan: Pelanggan yang harus menunggu lama untuk mendapatkan produk yang dipesan akan merasa tidak puas dan kecewa.
• Peralihan ke kompetitor: Ketidakpuasan pelanggan dapat mendorong mereka untuk mencari produk serupa dari kompetitor yang dapat memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih cepat.
• Ulasan negatif: Pelanggan yang kecewa seringkali akan memberikan ulasan negatif tentang produk atau layanan perusahaan di platform media sosial atau situs review.

2. Rusaknya Reputasi:

• Citra merek yang buruk: Backorder yang sering terjadi dapat merusak citra merek perusahaan sebagai penyedia produk yang handal dan terpercaya.
• Sulit mendapatkan pelanggan baru: Perusahaan dengan reputasi buruk akan kesulitan menarik pelanggan baru.

3. Penurunan Pendapatan:

• Kehilangan penjualan: Pelanggan yang memilih untuk tidak menunggu atau membeli produk dari kompetitor akan menyebabkan perusahaan kehilangan potensi pendapatan.
• Biaya pemulihan pelanggan: Perusahaan harus mengeluarkan biaya tambahan untuk memulihkan kepercayaan pelanggan yang hilang.

4. Peningkatan Biaya Operasional:

• Biaya komunikasi: Perusahaan harus mengeluarkan biaya tambahan untuk berkomunikasi dengan pelanggan mengenai status pesanan dan memberikan penjelasan terkait keterlambatan pengiriman.
• Biaya penyimpanan: Jika perusahaan memiliki kebijakan untuk menyimpan barang yang dipesan untuk pelanggan yang melakukan backorder, maka akan timbul biaya penyimpanan tambahan.
• Biaya administrasi: Proses pengelolaan pesanan backorder membutuhkan sumber daya manusia dan sistem yang lebih kompleks, sehingga meningkatkan biaya administrasi.

5. Disrupsi pada Rantai Pasok:

• Kesulitan dalam perencanaan: Backorder dapat mengganggu perencanaan produksi dan distribusi, sehingga sulit bagi perusahaan untuk memprediksi permintaan di masa mendatang.
• Tekanan pada supplier: Keterlambatan dalam memenuhi pesanan backorder dapat menimbulkan tekanan pada supplier dan mengganggu hubungan bisnis.

6. Dampak pada Produktivitas:

• Penurunan produktivitas karyawan: Karyawan yang harus menangani keluhan pelanggan terkait backorder akan teralihkan dari tugas utamanya, sehingga dapat menurunkan produktivitas secara keseluruhan.

Untuk meminimalisir dampak negatif dari backorder, perusahaan perlu memiliki strategi manajemen persediaan yang efektif dan sistematis. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan ketersediaan produk yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan dan menghindari terjadinya backorder yang berulang.

Cara Mengatasi Backorder

Backorder memang menjadi tantangan bagi banyak bisnis. Namun, dengan perencanaan yang matang dan strategi yang tepat, masalah ini dapat diatasi. Berikut adalah beberapa cara untuk mengatasi backorder:

1. Perbaikan Peramalan Permintaan

• Gunakan data historis: Analisis data penjualan masa lalu untuk mengidentifikasi pola permintaan dan tren musiman.
• Manfaatkan teknologi: Gunakan software analisis data dan tools peramalan untuk meningkatkan akurasi perkiraan permintaan.
• Pertimbangkan faktor eksternal: Perhatikan faktor-faktor eksternal seperti tren pasar, persaingan, dan peristiwa terkini yang dapat memengaruhi permintaan.

2. Pengelolaan Inventaris yang Efektif

• Sistem manajemen persediaan: Implementasikan sistem manajemen persediaan yang terintegrasi untuk memantau tingkat stok secara real-time.
• Tentukan titik pemesanan ulang: Tetapkan titik pemesanan ulang yang tepat untuk menghindari kekurangan stok.
• ABC analysis: Kelompokkan produk berdasarkan nilai dan volume penjualan untuk menentukan tingkat prioritas dalam manajemen persediaan.

3. Penguatan Rantai Pasok

• Diversifikasi supplier: Jangan bergantung pada satu supplier saja. Memiliki beberapa supplier dapat mengurangi risiko keterlambatan pengiriman.
• Membangun hubungan yang kuat dengan supplier: Jalin hubungan yang baik dengan supplier untuk memastikan ketersediaan produk dan pengiriman yang tepat waktu.
• Evaluasi kinerja supplier secara berkala: Lakukan evaluasi kinerja supplier secara berkala untuk memastikan mereka memenuhi standar yang telah ditetapkan.

4. Komunikasi yang Efektif dengan Pelanggan

• Informasikan status pesanan: Berikan informasi yang jelas dan akurat kepada pelanggan mengenai status pesanan mereka.
• Tawarkan alternatif: Jika suatu produk sedang mengalami backorder, tawarkan alternatif produk yang serupa.
• Berikan kompensasi: Tawarkan kompensasi kepada pelanggan sebagai bentuk permintaan maaf atas ketidaknyamanan yang mereka alami.

5. Peningkatan Kapasitas Produksi

• Investasi dalam peralatan: Investasi dalam peralatan produksi yang lebih canggih dapat meningkatkan kapasitas produksi dan fleksibilitas.
• Outsourcing produksi: Jika kapasitas produksi internal terbatas, pertimbangkan untuk mengoutsourcing sebagian produksi ke pihak ketiga.

6. Manajemen Risiko

• Membuat rencana kontingensi: Buat rencana kontingensi untuk menghadapi situasi darurat seperti bencana alam atau gangguan pasokan.
• Memiliki stok cadangan: Simpan stok cadangan untuk produk-produk yang sering mengalami permintaan tinggi atau produk yang sulit didapatkan.

7. Penggunaan Teknologi

• Software manajemen rantai pasok: Gunakan software manajemen rantai pasok untuk mengoptimalkan perencanaan, pengadaan, dan distribusi.
• E-commerce: Manfaatkan platform e-commerce untuk memberikan informasi yang lebih transparan kepada pelanggan mengenai ketersediaan produk.

Dengan menerapkan strategi-strategi di atas, perusahaan dapat meminimalkan risiko terjadinya backorder dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Kesimpulan

Pada akhirnya, tujuan utama dari setiap bisnis adalah memuaskan pelanggan. Dengan meminimalkan terjadinya backorder, bisnis tidak hanya melindungi reputasi merek, tetapi juga membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan. Dengan memberikan pelayanan yang prima dan memenuhi ekspektasi pelanggan, bisnis dapat meningkatkan loyalitas pelanggan dan mendorong pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.

GolekTruk

Sudah tau Golektruk belum ?

GolekTruk adalah marketplace logistic no. 1 di Indonesia, yang mempertemukan antara pengirim muatan dan penyedia jasa angkut, dan bisa bernegosiasi secara langsung tanpa ada POTONGAN sepeserpun !

kamu bisa memakai golektruk untuk meningkatkan usaha jasa angkutmu dan untuk pengirim muatan, kamu bisa memakai GolekTruk untuk membantu anda pindahan rumah, kontrakan, kos maupun kebutuhan yang lainnya dengan mudah!

Golektruk sudah banyak penggunanya ! dan di download lebih dari 150 ribu orang di seluruh Indonesia.

kamu mau coba ?

Unduh aplikasi GolekTruk sekarang di Play Store.